Aruannete ja raportite automatiseerimine

Andmetöötlusprotsesside automatiseerimine on meie igapäevane eesmärk. Vähendame käsitööd, toome ettevõttes tekkivad andmed töötajateni, võimaldame andmetel põhinevat otsustusprotsessi. Automatiseerime töö, mida hetkel tehakse Exceli tabelites käsitööna.

Ärianalüüsi kasutegurid

  • Reaalajas ülevaade

    Automatiseeritud aruandlus tagab jooksva ülevaate kriitilistest äriprotsessidest. Võimaldab muutustele reageerida koheselt selle asemel, et hiljem tagajärgedega tegeleda.

  • Kvaliteetsemad juhtimisotsused

    Lihtsalt kättesaadavad andmed võimaldavad langetada informeeritud juhtimisotsuseid.

  • Alati õige informatsioon

    Inimene võib teha vigu, masin töötab vastavalt kokkulepitud reeglitele. Usaldus andmete vastu tagab eduka teekonna andmepõhise otsustusprotsessi suunas.

  • Info jagamine ja koostöö

    Modernsed BI tööriistad võimaldavad turvaliselt ja kiiresti vajalikku infot jagada. Kaob ära suurte raportite Excelis ringi põrgatamine.

  • Efektiivne ajakasutus

    Tööprotsess automatiseeritakse ehk organisatsiooni töötajad ei pea enam käsitsi suuri Exceli raporteid kokku panema ja saavad keskenduda andmete kokkupanemise asemel sealt väärtuse otsimisele.

  • Personaliseeritud aruandlus

    Tänapäevased ärianalüüsilahendused võimaldavad igal kasutajal jälgida just talle olulist informatsiooni liigse mürata.

Miks automatiseerida aruandlusprotsessi?

Andmepõhine otsustamine

Kuigi erinevad ERPid jt tarkvaralahendused leiavad järjest rohkem kasutust, toimub organisatsiooni tegevusest ülevaate saamine tihtipeale ikkagi vanas heas Excelis. Kopeeritakse andmeid ühest ja teisest süsteemist Excelisse ning peale numbrimaagiat tulevad sealt välja ettevõtete jaoks olulised trendid, KPId ja mõõdikud.

Millised andmed on töötajatele ja juhtidele igapäevaotsuste tegemiseks olulised ning vajalikud? Kui tihti peaksid aruanded uuenema? Kuna käsitsi töö kulutab aega, uuendatakse traditsiooniliste töömeetodite korral olulisi aruandeid harva (nt kord nädalas või kord kuus). Keerukamad arvutusprotsessid jäetakse aga üldse tegemata, sest see võib olla liialt ajamahukas.

Andmepõhine otsustusprotsess algab lihtsasti kättesaadavatest ja automaatselt uuenevatest aruannetest. Vastavalt vajadusele tavaliselt 1-3 korda päevas ja isegi reaalaajas uuenevad aruanded võimaldavad organisatsiooni töötajatel ja juhtidel võtta just neile vajalikul hetkel ette informatsiooni, mida on vaja õige otsuse tegemiseks. Õige kõhutunne on vajalik tööriist, aga inimvõimetel on piirid ning pikas perspektiivis tagab kvaliteetne andmepõhine otsustusprotsess parema tulemuse kui intuitsioon.

Käsitsi tehtava “Exceli-maagia” vähendamine

Kuigi erinevad ERPid jt tarkvaralahendused leiavad järjest rohkem kasutust, toimub organisatsiooni tegevusest ülevaate saamine tihtipeale ikkagi vanas heas Excelis. Kopeeritakse andmeid ühest ja teisest süsteemist Excelisse, tehakse seal erinevad arvutused ja muu “maagia” ning lõpuks saadetakse saadud failid läbi e-maili ettevõtte töötajatele laiali.

Paar tundi hiljem, kui avastatakse esimene viga, saadetakse välja “aruanne_v2” ja nii edasi.

Tulemuseks on ebausaldusväärsed andmed, palju kulutatud aega aruannete koostamisele ning risk, et kui keeruline Excel katki läheb ja ainus inimene, kes seda mõistab, on puhkusel, siis pole kedagi, kes oskaks asja korda teha.

Tänapäeval saab sisuliselt kogu Excelis tehtava protsessi automatiseerida. Ärianalüüsilahenduses kirjeldatakse andmete liikumise, transformatsioonide ja arvutuste protsessid üks kord ära ja peale seda hakkab töö käima automaatselt.

Automaatselt uuenevad aruanded ja raportid

Automatiseerimine on aruandlusprotsessis ühekordne tegevus, mille käigus meie spetsialistid seadistavad andmete liikumise algallikast, sellele järgneva andmetöötlusprotsessi ning aitavad luua ka sulle sobivad aruanded, mis hakkavad automaatselt uuenema. Võta näiteks telefonis või arvutis vastav aruanne lahti ja näed seal kõige uuemat informatsiooni oma ettevõtte tulemuste kohta. Olgu selleks siis olulised KPId, nt praagi osakaal tootmises, võlglaste ülevaade (üle tähtaja maksmata arved), järgmiste päevade töögraafikud vastavalt tellimustele vms.

Lõpptulemuseks on see, et inimesed, kes varasemalt kulutasid märkimisväärse osa oma tööajast raportite kokkupanemisele ja nende laiali saatmisele, saavad nüüd keskenduda andmetest väärtuse otsimisele: anomaaliate tuvastamisele, riskide maandamisele, paremale planeerimisele ja muule olulisele.

Automatiseerimise kasud:

  • automaatselt uuenevad andmed, mis on alati ja kohe kättesaadavad

  • parem ligipääs andmetele

  • detailsem analüüs ja süvitsiminek võimaldavad küsimustele koheselt vastused anda

  • vähem “rumalat” tööd ja rohkem sisulist analüüsi

  • andmepõhiste otsuste abil konkurentsieelis.

✺ Tihti küsitud küsimused ✺

  • Enamik meie kliente kasutavad Microsofti ärianalüütikaplatvormi, vastavalt kliendi vajadustele tähendab see üldjuhul järgmist:

    —> Azure pilveteenused
    —> MS SQL Server koos SSIS ja SSAS teenustega
    —> on-premise lahenduste juures Power BI Report Server
    —> Microsoft Power BI ärianalüütikaplatvorm andmete visualiseerimiseks.

    Kuna meie lahendused on loodud vastavalt valdkonna parimatele praktikatele, saab need panna ühilduma ka teiste BI platvormidega, näiteks on meil kliente, kes kasutavad paralleelselt Power BId ja Tableaud, samuti Power BId ja QlikSense’i.

    Aga Microsofti terviklikku analüütikaplatvormi hinnatakse maailma parimaks (vt nt Gartneri “Analytics and Business Intelligence Platforms” analüüse). Kuna see on ka teistest platvormidest parema hinnaga, siis üldjuhul oleme keskendunud just Power BI põhiste lahenduste loomisele.

  • Oleme erinevaid ärianalüüsilahendusi nii palju juba teinud, et meil on päris hea ettekujutus sellest, kui palju tööd peab erinevate lahenduste loomiseks tegema. Esmalt on sul vaja ära kirjeldada andmeallikas (sisendandmed) ja soovitud lõpptulemus (väljund). Selle pealt saame anda päris täpse mahuhinnangu.

    Keerukamate lahenduste puhul on teinekord mõistlik teha väike analüüs ja selgitada välja olulisemad nüansid, aga sellele läheneme vastavalt vajadusele.

  • Meie peamine tehnoloogiapartner on Microsoft, seega soovitame kasutada andmelao platvormiks Microsoft SQLi. Seda saab kasutusele võtta läbi pilveteholoogia Microsost Azure’i lahenduste või ka läbi klassikalise MS SQL Serveri. Lisaks oleme arendanud andmeladusid ka PostgreSQL ja Vertica platvormidel.

  • Andmelattu on võimalik tuua andmeid praktiliselt igast digitaalsest andmeallikast sh Exceli tabelist. Selleks peab Exceli fail olema andmelao päringuks kättesaadav, kas mõnes jagatud kataloogis või pilveteenuses.

    Kui võimalik, siis soovitame kasutada mõnda teist meediumit andmeallikana kui Exceli tabel. Peamiseks riskiks Excelis on andmete muutmisel tekkivad potentsiaalsed vead, kuna Exceli puhul ei kasutata tavaliselt mingeid andmekvaliteeti tagavaid reegleid.

    Aga sellest hoolimata on teinekord Exceli tabel vajalik infoallikas andmelao andmete terviklikkuse tagamisel.